POSKOTA.CO.ID - Arsip adalah fondasi dari administrasi negara. Setiap keputusan, regulasi, hingga pelayanan publik harus memiliki jejak dokumentasi yang jelas, rapi, dan aman.
Selama bertahun-tahun, pengelolaan arsip di Indonesia masih bergantung pada dokumen fisik yang rentan hilang, rusak, atau sulit ditemukan ketika dibutuhkan.
Situasi ini mendorong pemerintah Indonesia melakukan reformasi melalui digitalisasi kearsipan. Salah satu inovasi penting adalah hadirnya aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi), yang lahir dari implementasi Peraturan Presiden No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Baca Juga: Apa Penyebab Kemacetan Horor di Jalan TB Simatupang?
Apa Itu SRIKANDI?
SRIKANDI bukan sekadar aplikasi digital, melainkan sebuah ekosistem yang menghubungkan pengelolaan arsip dinamis dari pusat hingga daerah. Aplikasi ini dikembangkan melalui kolaborasi lintas instansi:
- Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai otoritas utama kearsipan.
- Kementerian PANRB yang berperan dalam reformasi birokrasi.
- Kementerian Kominfo sebagai penyedia infrastruktur komunikasi digital.
- Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) yang memastikan keamanan siber dan kerahasiaan data.
Keterlibatan berbagai instansi ini mencerminkan keseriusan pemerintah dalam mewujudkan pemerintahan yang efisien, transparan, akuntabel, sekaligus aman di era digital.
Manfaat Utama Aplikasi SRIKANDI
Penerapan SRIKANDI membawa sejumlah manfaat nyata bagi birokrasi dan masyarakat:
- Digitalisasi Kearsipan
Semua dokumen dapat disimpan dalam bentuk elektronik, mudah dicari, serta tidak memerlukan ruang fisik besar seperti gudang arsip. - Tanda Tangan Elektronik (TTE)
Mendukung legalitas dokumen resmi tanpa harus menggunakan tinta basah. - Pengelolaan Naskah Lengkap
Mulai dari penciptaan surat, verifikasi, distribusi, hingga penyimpanan permanen. - Akses Lintas Instansi
Memungkinkan pertukaran arsip antar lembaga pemerintah dengan mekanisme yang aman. - Pelacakan dan Audit
Semua aktivitas tercatat sehingga memudahkan proses pengawasan dan evaluasi. - Efisiensi dan Transparansi
Mengurangi penggunaan kertas (paperless), mempercepat layanan, dan mencegah manipulasi arsip.
Fitur Penting: Registrasi Naskah Masuk
Salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah: Bagaimana dengan dokumen yang tercipta di luar SRIKANDI, seperti surat fisik, fax, atau email?
Jawabannya adalah dengan memanfaatkan fitur Registrasi Naskah Masuk. Fitur ini menjadi jembatan antara dunia analog dan digital.
Cara Akses Registrasi Naskah Masuk
- Masuk ke menu e-Form dalam aplikasi.
- Pilih Registrasi Naskah Masuk pada sidebar.
- Isi formulir meliputi:
- Identitas pengirim (nama, jabatan, instansi).
- Detil naskah (jenis, sifat, tingkat urgensi, nomor surat, tanggal, perihal, ringkasan).
- Unggah dokumen dalam format PDF dan lampiran lain (doc, xls, ppt, jpg, mp4, dll).
- Setelah diunggah, naskah resmi tercatat dalam sistem dan siap diproses ke tahap disposisi, verifikasi, maupun tindak lanjut lainnya.
Dengan mekanisme ini, arsip fisik yang dulunya terpisah kini bisa terintegrasi ke dalam sistem digital pemerintah.
Dampak SRIKANDI bagi Birokrasi dan Masyarakat
Transformasi digital kearsipan bukan hanya soal teknologi, tetapi juga perubahan budaya kerja.
- Bagi Aparatur Sipil Negara (ASN):
SRIKANDI memaksa perubahan pola pikir dari “menumpuk kertas” menjadi “menyimpan data”. Adaptasi ini tidak selalu mudah, tetapi memberi kemudahan jangka panjang karena dokumen lebih cepat ditemukan dan lebih aman dari risiko hilang. - Bagi Pimpinan Instansi:
Keputusan strategis dapat dibuat lebih cepat karena akses arsip tersedia secara real-time. Tidak ada lagi alasan menunggu arsip fisik yang terlambat tiba. - Bagi Masyarakat:
Transparansi meningkat. Misalnya, surat keputusan atau dokumen publik dapat dipublikasikan lebih cepat sehingga memperkecil ruang manipulasi.
Dengan kata lain, SRIKANDI adalah wajah baru birokrasi digital Indonesia yang lebih efisien dan akuntabel.
Tantangan Implementasi SRIKANDI
Meski manfaatnya besar, implementasi SRIKANDI tidak lepas dari tantangan:
- Kesiapan Infrastruktur Teknologi
Tidak semua daerah memiliki jaringan internet stabil, padahal aplikasi ini berbasis online. - Literasi Digital ASN
Masih ada pegawai yang gagap teknologi sehingga membutuhkan pelatihan berkelanjutan. - Keamanan Data
Ancaman siber semakin kompleks. Meski BSSN terlibat, tetap diperlukan peningkatan sistem keamanan. - Resistensi Perubahan
Budaya birokrasi yang lama cenderung enggan berubah, sehingga perlu pendekatan persuasif.
Baca Juga: Persija Jakarta Siap Lawan Malut United, Mauricio Souza Waspadai Pemain Veteran Liga 1
Masa Depan Kearsipan Digital di Indonesia
SRIKANDI hanyalah langkah awal. Di masa depan, sistem ini berpotensi terintegrasi dengan:
- Artificial Intelligence (AI): membantu klasifikasi otomatis dokumen.
- Blockchain: menjamin keaslian dokumen dan mencegah pemalsuan.
- Big Data Analytics: membantu pemerintah mengambil kebijakan berbasis data arsip.
Dengan arah ini, bukan tidak mungkin SRIKANDI akan menjadi model kearsipan digital modern di kawasan Asia Tenggara.
Aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) adalah simbol nyata dari transformasi digital birokrasi Indonesia. Melalui kolaborasi lintas instansi, pemerintah berhasil menciptakan platform yang efisien, transparan, aman, dan berkelanjutan.
Lebih dari sekadar aplikasi, SRIKANDI adalah cermin perubahan budaya kerja birokrasi menuju era paperless. Tantangan memang ada, mulai dari infrastruktur hingga resistensi budaya, namun manfaat yang ditawarkan jauh lebih besar.
Ke depan, SRIKANDI akan terus berkembang seiring integrasi teknologi baru, menjadikannya pondasi kuat bagi pemerintahan digital yang modern dan akuntabel.